目标参展商的参展动机不尽相同，但基本动机有两类，一是希望通过参展而获得某种实效，二是参展时有效控制参展成本，减少参展所造成的相关经济风险（如展览效果不好，营销成本过高等）。目标参展商决定参展时还会对展览有具体的“需求”及“期望”。所谓“需求”就是展览所必备的要素（如展览题材的针对性、展览的规模、宣传、影响力等等），而“期望”则是展览组织机构能在展览中提供的增值服务部分。按照国家工商局发布的《商品展销会管理办法》规定，申请办理商品展销会工商登记手续时，应提交以下文件：
　　
　　（一）开办申请登记表（一式两份）。
　　
　　（二）证明举办单位具备法人资格的有效证件。包括：营业执照副本、负责人身份证复印件；。
　　
　　（三）举办商品展销会的申请书。内容包括：商品展销会名称、起止日期、地点、参展商品类别、举办单位银行帐号、举办单位会务负责人名单、商品展销会筹备办公室地址、联系电话等。
　　
　　（四）商品展销会组织实施方案（包括总体安排）。
　　
　　（五）商品展销会场地使用证明。
　　
　　（六）依照国家有关规定，需要经政府或者有关部门批准方可举办的商品展销会，应当提交相应的批准文件。未经国务院有关行政主管部门批准，商品展销会名称不得使用“中国”“全国”等字样。
　　
　　（七）两个以上单位联合举办商品展销会的，还应提交联办协议书。
　　
　　（八）防火批件。
　　
　　（九）市商委批件。
　　
本文来源于南京展览公司申请《商品展销会登记证》批准程序是受理、审核、审批、发证。工商行政管理机关应当自接到申请单位报送证件之日起15日内，做出准予登记或者不准予的决定。准予登记的，核发国家工商局统一印制的《商品展销会登记证》；不准予登记的，书面通知申请人并说明理由。《商品展销会登记证》应当载明商品展销会名称、举办单位名称、商品展销会负责人、参展商品类别、商品展销会地点及起止日期等内容。为目标参展商准备参展建议方案是国际展览组织机构普遍采用的营销技巧，是说服目标参展商迅速评估参展动机的有力举措，展览营销工作实践证明，目标参展商普遍渴望展览的相关信息能与参展商的基本需求对称，如展览的题材、展览的规模与权威性、竞争企业参展商的参展情况、如何参展、参展商报名与展位安排情况等。